Comptes rendus des réunions du Conseil d'Administration

[Karnad]

Rapport CA du 21 octobre 2014


Début: 20h31
Fin:22h14


Présent: Naglareph, Backslash, Azrael, Jinashi, Wellan, Forgosth, Bazhul
Absent: Nemesis, Syccor


Ordre du jour:
-Invité
-Retour WEI
-Bazhul
-Retour Grande Aventure Galactique
-GNiale
-Forum des associations
-Initiation
-Event
-Kit event
-Tickets
-Point internet
-Ys
-VTES
-Autres
-Mail mensuel


Invité:
Suite à une prise de contact de sa part, Youssef (Epitech 5) nous présente son idée de l’ouverture d’une antenne de l’Antre à Toulouse. Il y a actuellement entre 15 et 20 rôlistes actif sur Epitech Toulouse avec autant de joueurs occasionnels. Il n’existe pour le moment qu’un club et l’idée serait de créer une antenne de l’Antre à Toulouse, afin de pouvoir bénéficier de notre statut d’association et de notre expérience. Nous apporterions notre support au niveau de l’administration, du support pour obtenir un budget ainsi que notre expérience de l’organisation de soirée de jdr. Nous n’interviendrons cependant pas directement au niveau de Toulouse. Une grande importance devra être apporté à la définition des responsabilitées.
Pour commencer, une demande de faisabilité doit être fait au niveau de l’administration ainsi qu’à la préfecture.


Retour WEI Epitech:
L’organisation du WEI laisse à désirer d’une manière générale. Cependant, la participation de l’Antre a été fortement appréciée et nous a permis de toucher de nombreux joueurs potentiels.


Bazhul :
Suite a ses nombreuses absences lors de réunions du CA ainsi qu’à son manque général de réactivité, la question s’est posée de savoir si Bazhul s’investissait suffisamment dans son poste. Il s’est dit prêt à continuer mais pas complètement opposer à l’élection d’un nouveau responsable. L’idée de prendre des délégués ainsi que la redéfinition du périmètre de l’équipe promotion sont des idées proposées pour simplifier sa tâche. Le CA a décidé d’une période de ré-essai de 5 semaines, à la fin de laquelle une décision sera prise.


Grande Aventure Galactique :
Malgré la difficulté de l’organisation de cet événement, la Boite de Pan est particulièrement impressionée par l’Antre. Tout s’est bien passé et tous les participants on été content. Le roulement de membres d’Antre/BDE s’est bien déroulé et des membres de CookNLab se sont montrés intéressés par l’Antre.


GNiales :
Presque tout est mis en place. Il ne reste qu’à gérer la logistique et signer une dernière fois le dossier.


Forum des associations :
Le forum nous a permis de bien communiquer sur l’association ainsi que sur la prochaine soirée d’Initiation. Cela a été l’occasion pour notre président de faire une interview avec Air Radio.


Soirée Initiation :
Les mails et post sur le forum doivent être fait dans la soirée. On manque encore de salle et allons essayer de demander des salles à E-ART SUP et au département d’anglais.


Event :
Il n’y a que 3 tables de déclarées pour la prochaine soirée event. Forgosth et Azrael se déclare en réservistes.
Multi-table Vampire : Il faut relancer la discussion avec les MJ intéressés.
Multi-table 40k : elle aura lieu le 12 décembre.


Kit event :
Nous avons reçu la première esquisse du kit event faite par Bérengère. Le CA est globalement satisfait et les commentaires ont été remonté concernant les points négatifs.


Tickets :
Le CA note un manque d’utilisation du système de tickets en son sein. Il est rapellé que ce système a été mis en place pour nous aider à gérer toutes nos tâches et que son utilisation est normalement obligatoire.


Ys:
Une Murder Ys aura lieu le 5 décembre et il convient donc de faire les réservations pour cet événement. Attention: cet événement finissant à minuit, certains joueurs pourraient ne pas vouloir/pouvoir venir si cela signifie qu’ils restent bloqués sur place.

Ys organisera un événement VTES (jeu de cartes Vampire) après décembre. Plus de précision sur la date et le lieu seront apporté ultérieurement.


Autres :
Escrime GN :
Suite au WEI Epitech, un certain nombre de personnes ont montré de l’intérêt pour pouvoir faire de l’escrime GN à l’Antre. L’idée est intéressante, mais l’Antre ne se destine pas au GN et reste un association de jeux de rôles sur table. Une prise de contact avec Episport est envisageable et notre responsable communication doit se charger de monter un dossier.

Fréquence geek :
Nous avons été contacté par Fréquence Geek, qui propose l’idée de faire des partie de jdr à la radio. Le CA ne prendra de décision qu’après avoir recu/récupéré plus d’informations.

Dernier Bar :
Le Dernier Bar cherche à savoir si Antre pouvait se déplacer chez eux afin de faire des parties de JDR. Là encore, le CA ne prendra de décision qu’après avoir recu/récupéré plus d’informations.

Murder Boite de Pan:
La Boite de Pan demande à l’Antre si nous pourrions fournir des Pnj et du staff pour sa prochaine murder. La proposition est à l’étude.
De plus, la Boite de Pan organisera un Shooting game en janvier. Plus de précision sur la date et le lieu seront apporté ultérieurement.

Pacman :
Certains membres d’une association de jeux de rôles (Pacman) souhaitent nous rejoindre au vu de la mort de leur association. L’Antre est très heureuse de pouvoir les accueillir en son sein.

[Pywen]

"Nous devons envoyer le budget de l’Antre pour le WEI au BDE."

Y'a pas une erreur dans la phrase ? Il ne me semble pas que vous ayez à envoyer le budget restant du WEI au BDE. Ou alors la phrase n'a peut-être pas été formulée de manière à ce que l'on comprenne.

"Dernier Bar :
Le Dernier Bar cherche à savoir si Antre pouvait se déplacer chez eux afin de faire des parties de JDR. Là encore, le CA ne prendra de décision qu’après avoir recu/récupéré plus d’informations."

Il me semble que le dernier bar avait déjà auparavant voulu nous contacter quelques fois avant de ne plus répondre au moment de finir d'organiser notre participation dans leur établissement. Vous êtes sûrs que cette fois-ci ils vont aller jusqu'au bout ou ... ?

Je m'excuse si mes questions paraissent pourraves hein, c'est juste que j'aime bien comprendre le compte rendu, et que des fois j'comprend pas tout.

[Dallo]

Fréquence geek :
Nous avons été contacté par Fréquence Geek, qui propose l’idée de faire des partie de jdr à la radio. Le CA ne prendra de décision qu’après avoir recu/récupéré plus d’informations.

Je suis carrément motivé pour tester. J'imagine qu'ils ont du matos. J'ai cru comprendre que celui de AIR RADIO était dispo sinon.

Dernier Bar :
Le Dernier Bar cherche à savoir si Antre pouvait se déplacer chez eux afin de faire des parties de JDR. Là encore, le CA ne prendra de décision qu’après avoir recu/récupéré plus d’informations.

Le dernier bar incarne parfaitement la mouvance "Le Geek, c'est chic". Si on peut obtenir un partenariat avec eux ce serait très sympa pour recruter. Il faudra voir quel geste, ils peuvent faire pour nous. Les prix y sont élevés. je ne me sens pas de faire une nuit à 4€ l'expresso. En tout cas, ça claque !

Pacman :
Certains membres d’une association de jeux de rôles (Pacman) souhaitent nous rejoindre au vu de la mort de leur association. L’Antre est très heureuse de pouvoir les accueillir en son sein.

Bienvenue à eux !

[Karnad]

Y'a pas une erreur dans la phrase ? Il ne me semble pas que vous ayez à envoyer le budget restant du WEI au BDE. Ou alors la phrase n'a peut-être pas été formulée de manière à ce que l'on comprenne.

Il y avait effectivement une erreur et cette phrase n'avait pas lieu d'être, merci de l'avoir notée !

[Karnad]

Rapport CA du 4 Novembre 2014


Début: 20h10
Fin: 21h33


Présent: Naglareph, Karnad, Backslash, Nemesis, Syccor, Jinashi, Wellan, Forgosth, Bazhul
Absent: Azraël


Ordre du jour:
-Retour GNiales
-Réunion du CIA et budget
-Initiation du 7 Novembre et affiches
-Retour de l'entrevue nuit du Huis Clos
-Retour VJN36
-Murder d'Ys
-Events / Régulière / Amc
-Banque
-Autres


GNiales :
Les organisateurs et les nombreux participants ont énormément apprécié l'événement. Il n'y a pas eu de problème majeur mais plutôt une accumulation de petit problème le samedi, du à la non-présence de la logistique. Ces problèmes ont été résolu le jour même, pour un dimanche beaucoup plus serein. Les GNiales nous ont fait don de thé, eau, sucre et café. Cet événement nous a permis de faire connaitre l'Antre auprès d'un certain nombre de joueurs de GN et contribue à notre bonne image au niveau de l'administration Epita.


CIA et budget :
La réunion du CIA a lieu demain. Antre recevra à cette occasion des informations sur la date du déménagement. Cette réunion sera aussi l’occasion de commencer à présenter notre budget.


Initiation et affiche :
Un grand nombre de joueurs est prévu pour la prochaine soirée Initiation. Des MJs supplémentaires ont été recruté. Deux très belles affiches ont été réalisés par des membres/connaissances de membres. Le CA a choisis d’imprimer l’une d’elle pour cette soirée, l’autre étant conservée pour la prochaine. Un problème récurrant des Initiations est le temps passé lors de la présentation. Plutôt que de faire présenter leur table aux MJs, un powerpoint présentant tout les jeux sera projeté.


Bérengère :
Il faut fixer la taille de la bannière dans la semaine.


Nuit du Huit Clos :
Il s’agit d’une soirée ayant lieu une fois par an consistant en 5-10 parties de GN en parallèles. Leur but est d’initier de nouveaux joueurs. L’équipe organisatrice souhaiterai que cette soirée ait lieu à Epita/Epitech. En contrepartie, une réduction et la priorité sera donnée aux membres de l’Antre (10€ normalement, 7€ pour les membres Antre). Cet événement aurait lieu le 1er week-end de février. Plus d’informations doivent être fournies par l’équipe organisatrice avant que le CA ne se prononce.


VJN36 :
Plusieurs partie de Loup-Garou ont été organisé durant la soirée. De la pub a été faite pour la prochaine soirée d’initiation.


Event/régulière :
Multitable w40k : les MJ participants doivent envoyer un teaser avant la fin de la semaine au responsable event.
Multitable Vampire : les MJ ont le scénario de prêt mais sont extrêmement occupés. Une échéance début février est fixée.


Banque :
Le changement n’a toujours pas été fait.


Divers :
Wargamme :
Des parties de wargammes sont organisées depuis 2 AMC. Elles ne sont pour le moment qu’amicale et Antre ne se charge pas de promouvoir cette activité.

Escrime GN :
Wellan est en train de préparer le dossier pour cette activité.

Ys :
Antre aimerai avoir des retours sur comment se déroule leurs événements. Le conteur référent étant présent lors de cette réunion, nous avons obtenu les informations suivantes:
-ils ont eu une population d’environ 20 joueurs pour la dernière partie
-un certain nombre de membres d’Antre y ont participé

Opale :
Nous n’avons pas eu de nouvelles de la part d’Opale. Wellan reprends le dialogue avec eux.

Status :
Une AGE aura lieu le 14 décembre afin de voter le changement des status.

Atelier création de jdr :
Le projet suis son cours. La soirée se déroulera normalement courant juin.

Internet :
Le responsable internet n’a pas avancé sur la bibliothèque depuis la dernière réunion mais a réalisé un tri dans le sous-forum de campagne.

[Dallo]

Bérengère :
Il faut fixer la taille de la banière dans la semaine.

Vous comptez changer la bannière du forum ?

[Karnad]

Non, il s'agit d'une bannière de type kakémono.

[Karnad]

Rapport CA du 25 Novembre 2014


Début: 20h34
Fin: 22h24


Présent: Karnad, Backslash, Bazhul, Jinashi, Forgosth, Azraël(Skype)
Absent: Némésis, Naglareph, Wellan, Syccor


Ordre du jour:
-Bazhul
-Retour CIA
-Local
-Budget
-Régulière/event/AMC
-Initiation
-Ys
-Internet
-AGE
-Inscription
-Retour mi année
-Autres


Bazhul:
Cette réunion marque la fin de la période d’essai donnée à Bazhul pour déterminer son avenir au CA. Durant cette période, Bazhul aura participé à 2 JPOs et une Journée de Découverte des Métiers de l’Ingénieur (soit tout les événements de ce type s’étant déroulés sur la période). Il aura aussi commencé à réfléchir sur l’organisation de la prochaine soirée d’Initiation. En revanche, rien n’a été fait sur la promotion hors IONIS. Malgré ces objectifs revu à la baisse, Bazhul confirme que cela lui prend beaucoup de temps, qu’il a essayé de déléguer ses tâches sans grand succès (manque de personnes motivées le moment venu) et qu’il préférerait laisser le poste à quelqu’un de plus motivé. Il est cependant prêt à tenir le poste jusqu’à ce qu’un remplaçant soit trouvé ou jusqu’à la prochaine AGE.
Proposition: Bazhul est remercié de son poste de responsable promotion. Il assure cependant les responsabilités de ce poste jusqu’à ce qu’un remplaçant lui soit trouvé.
Pour: Jinashi, Backslash, Karnad, Azraël, Forgosth
Blanc: Bazhul
Décision du CA: Bazhul est remercié de son poste de responsable promotion. Il assure cependant les responsabilités de ce poste jusqu’à ce qu’un remplaçant lui soit trouvé.

Proposition: Le CA se charge de trouver un délégué pour Bazhul (via une annonce sur le forum ou par mail). Une nouvelle élection de responsable promotion aura lieu pendant l’AGE. Le délégué pourra faire valoir sa récente expérience.
Pour: Jinashi, Backslash, Karnad, Azraël, Forgosth, Bazhul
Décision du CA: Le CA se charge de trouver un délégué pour Bazhul (via une annonce sur le forum ou par mail). Une nouvelle élection de responsable promotion aura lieu pendant l’AGE. Le délégué pourra faire valoir sa récente expérience.


Retour CIA:
Antre avait demandé un budget de 1737,78€. Ce budget comprenait: frais d’assurance, hébergement du site, communication (affiche, bannière, etc...), Serrure/double de clés, livres, nourriture et boisson, wargame et escrime GN. La partie du budget concernant la communication ainsi que la nourriture et boisson lors des soirées n’a pas été accepté.

Le budget attribué à Antre est donc composé de:
-Serrure : 19.90€
-Clefs : 36.00€
-Livres : 150.00€
-Wargame : 120.00€
-Escrime GN : 300.00€
-Sous total : 625.90€

A cela s’ajoute l’assurance prise en charge par Epita: 220.00€
Budget total: 845.90€


Local:
Nous avons maintenant les clés de notre nouveau local. Le déménagement aura lieu le 26 novembre. Nous nous séparerons à l’occasion de l’armoire, afin que cette épée de Damoclès ne soit plus au dessus de nos têtes.


Budget:
Maintenant que nous avons un budget, des devis concernant de nouveaux meubles pour le nouveau local, la liste des livres ainsi que des dés seront fait avant le 30 novembre.
La liste des livres est celle de l’année dernière. Un nouveau sondage d’une semaine sera organisée avant le 7 décembre pour choisir des livres pour cette année.
La préparation des deux nouvelles activités (wargame et escrime GN) vont pouvoir commencer.


Régulière/event/AMC:
Régulière : Le responsable n’étant pas disponible pour la prochaine soirée (vendredi 28 novembre), cette responsabilité est délégué à Jinashi. Les réservations semestrielles sont en place et marchent bien. Il faudra cependant penser à les refaire bientôt pour le second semestre.
AMC : Le responsable doit s’assurer que les personnes participantes ont payé.
Event : La communication pour l’event multi-table w40k est lancée. La priorité sera donnée aux inscriptions sur le forum. Un mail d’annonce de cet événement ainsi qu’un template d’affiche doit être envoyé prochainement (avant le vendredi 28 novembre). Pour la prochaine soirée événement, la multi-table Vampire a son scénario de prêt. Il faut maintenant l’adapter à toute les tables de la soirée. Les MJs concernés ayant tous d’autres priorités pour le moment, l’avancement est lent.


Initiation:
Il y a eu entre 104 et 108 participants à la dernière soirée d’Initiation. Les nouveaux joueurs ont été content de cette soirée et de pouvoir découvrir le jeu de rôles au sein de l’association. En revanche, environ ¼ des MJs présent s’est plaint de la manière dont s’est faite la répartition, Et notamment de la manière dont ont été présentés leurs tables.
Le CA regrette ceci et veillera à ce que les remarques faites suite à cette soirée servent pour la prochaine (création du powerpoint et consultation des MJs à ce sujet bien plus tôt, etc...).
Le CA rappelle cependant que même si lors d’une soirée d’Initiation les MJ ne “bossent” pas pour Antre, la priorité reste de satisfaire les nouveaux joueurs plutôt qu’eux.
De plus, certaines propositions d’améliorations faites suite à cette soirée sont exactement des reproches qui avaient été fait concernant la précédente soirée d’Initiation.
Le CA assure donc que le maximum sera fait pour améliorer la prochaine soirée d’Initiation qui aura lieu la dernière semaine de février, mais que satisfaire tout le monde à 100% n’est pas possible.


Ys:
Les joueurs (une vingtaine) s’entendent bien avec la nouvelle équipe organisatrice.
Le CA d’Ys a des rapport cordiaux avec la Camarilla française ainsi que les autres associations.
La prochaine soirée Murder aura lieu en janvier et nécessitera des joueurs n’ayant pas participé à la précédente murder.
Cette soirée se terminant à minuit, le CA doit contacter Ys pour leur demander si il doit organiser des tables de jdr classique après minuit, ou possiblement du VTES.


Internet:
Le responsable internet avance lentement. Il faudrait qu’Antre et non plus Logwin host le serveur.


AGE:
Le secrétaire doit rédiger le mail de convocation pour l’AGE et le faire parvenir au CA avant jeudi soir. Il doit être envoyé avant samedi midi.


Inscription:
Forgosth a mis en place un nouveau processus d’inscription pour les membres et encourage vivement le reste du CA à l’utiliser.


Retour mi année:
En raison du nombre d’absent, ce point est reporté à la prochaine réunion.


Autres:
Banque:
La passation du compte n’a toujours pas été faite.

Atelier création de jdr:
Ça n’avance pas beaucoup.

[Karnad]

Rapport CA du 16 Décembre 2014


Début: 20h42
Fin: 22h53


Présent: Karnad, Naglareph, Jinashi, Bazhul, Forgosth, Azraël, Wellan (20h58)
Absent: Nemesis, Backslash


Ordre du jour:
-Retour CIA
-AGE
-Local
-Murder Ys
-Opale
-AMC/Event/Régulière
-Internet
-Antre Nice/Toulouse
-Point sur l'année
-Tickets
-Autres


Retour CIA:
-Epita est en train de passer un accord avec le Crédit agricole. Cet accord devrait être conclut en janvier et nous permettra de faire le changement Syccor -> Backslash beaucoup plus facilement.
-Pour la création d'une antenne, il nous faut contacter le Directeur Pédagogique. Les formalités administratives ne semblent pas présenter de difficultés majeure mais il faudrait définir précisément le fonctionnement d'une antenne.
-Une serrure biométrique sera peut-être mise en place pour tout les locaux d’associations. Un test est en cours jusqu’à janvier avec le local du BDE Epita. Si le test est concluant, ce système sera mis en place pour toutes les associations.


AGE:
Une réunion sera organisée courant janvier pour définir les status qui seront proposés à la prochaine AGE. Cette réunion comprendra tout les membres du CA ainsi qu'une personne ayant une des connaissances juridiques, afin de s'assurer de la qualité de ces status. Tout membre du CA qui ne viendrait pas à cette réunion renonce à son droit d'apporter des modifications aux status. A l'issue de cette réunion, la convocation pour l'AGE sera envoyée.


Local:
Arrêter de manger dans le local. Un plus grand soin doit être apporté aux livres. Un devis devait être fait il y a deux semaines concernant de nouvelles étagères mais aucune propositions du trésorier ne nous est parvenue. Il a jusqu'à la fin de la semaine pour nous présenter un devis.


Murder Ys:
Des infos supplémentaires doivent être demandées à Ys afin d'organiser la soirée. La murder ne durant que jusqu'à minuit, du VTES sera organisé après minuit.


Opale:
Un mail de prise de contact à été envoyé à Opale mais toujours aucune réponse de leur part n'a été reçu.


AMC/Event/Régu:
Il faut refaire les réservations semestrielles. Nos réservations ont sauté lors de la dernière AMC (les salles apparaissaient comme réservées par Antre sur chronos mais ne l'étaient en réalité pas). Il faut ré-imprimer des fiches d'inscriptions.

Retour multi-tables:
L'événement s'est très bien passé pour trois des tables. En revanche de gros problèmes ont eu lieu sur la table d'Azraël, qui n'a pas su bien gérer l'interaction entre sa table et les autres.
Quelques problèmes ont eu lieu au niveau de la table de Backslash lors d'interactions avec d'autres tables.
Il y a eu un manque d'organisation de l'équipe organisatrice.

A retenir: Préparer les scénarios dans le détail avec tout les MJs, pas seulement les grandes lignes.

Multi-tables vampire: elle aura lieu début février.


Internet:
La bibliothèque est faite, même s'il manque les photos. Il reste encore à faire la base de données afin que les membres puisse ré-emprunter les livres.


Antre Nice/Toulouse:
Nice: un mail pour créer un antenne d'Antre à Nice a été reçu et le CA a répondu à cette proposition en demandant de plus ample renseignement. Il n'y a pas encore eu de retour et il faut donc relancer.
Toulouse: l'instigateur est toujours motivé. Il faut que le CA commence sérieusement les discussions à ce sujet.


Point sur l’année:
Internet:
Bonne dynamique au début qui s’est essoufflée. Il reste 6 mois de mandat pour finir ce qu’il y a à faire (bibliothèque, etc...), ce qui ne devrait normalement pas poser de problème.

Event: 5-6/8 event, on est dans les temps. Des grands comme des petits. Des gens se sont motivé pour faire des events. Certains event on attiré assez peu de monde. (mauvaise date, thème ?). Bon avis.

AMC:
Les réservations sont faites bien en avances. En revanche, assez peu réactif sur la création et mise à jour des posts.

Secrétaire:
Les tickets ont été géré au début mais assez rapidement abandonné. Trop de délai sur l'écriture des rapports du CA. A partir de maintenant: deadline d'envoi du compte-rendu fixé au dimanche suivant la réunion.

Régulière:
Aucune régulière n'a été manquée jusqu'à présent. Une ou deux soirées ont dû être gérées par un autre membre du CA mais cela était toujours prévu de longue date. Il faudrait peut-être penser à séparer les salles en deux afin de disposer de plus de place sans monopoliser trop de salles.

Communication:
L'envoi d'un mail par mois est effectué, mais Jinashi doit souvent le rappeler et la newsletter n'est pas stylisée. En dehors de ça, bonne communication des événements au niveau des membres ainsi qu'un très gros travail fournit dans la gestion des événements hors Antre (Grande Aventure Galactique, etc...)

Président:
Forte dynamique en début d’année mais un relâchement sur les deux derniers mois dû au travail, l'EIP et à des problèmes personnels. L'EIP et le stage se finissant bientôt, un rythme normal devrait être retrouvé.


Autres:
Petite bibliothèque:
L'événement a lieu le 20 avril. Il s'agit d'organiser des parties de jdr pour des enfants entre 6 et 12ans.

Tickets:
L'utilisation du Redmine doit être relancé par le secrétaire.

Chocolat pour ASP:
Un budget de 15euro est débloqué pour acheter une boite de chocolats pour Anne-Sophie Pachet pour la remercier de son implication lors des événements organisés par l'Antre ce semestre.

[Karnad]

Rapport CA du 6 Janvier 2015


Début: 20h30
Fin: 21h26


Présents: Forgosth, Naglareph, Karnad, Syccor, Jinashi, Backslash (arrivée sur skype à 20h38)
Absents: Wellan (justifié), Nemesis, Azraël


Ordre du jour:
-Date changement status
-Ys
-NDHC
-Opale
-Event/AMC/Régu
-Waagh Tavern
-Wargame
-Autres


Date changement status:
L’invitation a été faite à Baltichou, nous attendons sa réponse. Pour le moment, la réunion serait fixée au 31 janvier.


Ys:
La Murder a été lancée de leur côté et ils nous faut donc faire les réservations. Des informations supplémentaires concernant l’événement ont été demandé à Ys et devraient arrivées sous peu (nombre de places, durée, présence ou non d’un événement VTES après la murder, etc…). Ys nous a demandé de prévenir plus en avance pour la prochaine Murder.


Nuit Du Huis Clos:
La communication est lancée de leur côté et les réservations sont faites. Il faut que l’on commence la communication de notre côté. (mail à la promotion)


Opale:
Nous sommes toujours en attente de réponse. Naglareph relance la discussion et en prend le relai.


Event/AMC/Régu:
AMC: les prochaines réservations n’ont pas encore été acceptées
Régu: les prochaines réservations n’ont pas encore été acceptées
L’administration va être relancée pour les réservations de ces deux événements.
Event: le responsable s’inquiète de la non-organisation de la multi-table vampire. Considérant qu’il s’agit de la prochaine soirée, une réponse rapide serait appréciée. La piste d’une prochaine soirée LATEB/Antre est envisagée par le CA, il faut entamer le dialogue avec leur CA.
Initiation: la prochaine initiation aura lieu mi-mars


Waaagh Taverne:
Un événement organisé par la Waaagh Taverne devait avoir lieu en janvier mais nous n’avons reçu aucune information à ce sujet, nous allons relancer.


Wargame:
Une campagne narrative est en préparation. Une communication au niveau de l’école sera faite pour l’AMC du 18 janvier.


Autres:
Affiches:
Un mail de rappel doit être envoyé à Bérangère.

VJN:
La VJN ayant lieu le vendredi 9 janvier (soit pendant une régulière), aucun membre du CA n’est disponible pour y aller.

Bazhul:
Le post/mail de recrutement de responsable promotion doit être fait avant dimanche.

Armoire:
Des mesures de l’emplacement du local seront prises demain, afin de pouvoir choisir l’armoire parmi la liste proposée par Backslash .

Internet:
L’épisode 1 des explorateurs de l’Antre a été mis en ligne. Il faut que l’on trouve une solution pour les prochains épisodes: ils prennent trop de place.

[Karnad]

Rapport CA du 27 janvier 2015


Début: 20h54
Fin: 22h13


Présents: Wellan, Jinashi, Backslash, Karnad, Naglareph, Syccor, Azraël
Absent: Forghost


Ordre du jour:
-Murder Ys
-Réservations
-Régu/AMC
-Soirée Pool
-Waaagh Tavern
-Affiches
-Local/meubles
-Soirée Initiation
-Divers


Murder Ys:
Il y a actuellement plus d’organisateurs que de participants pour l’événement. Le CA préfère donc annuler et va prévenir l’administration et Ys. Ce manque de participation est dû à une mauvaise communication entre Ys et Antre (trop de temps pour connaître les informations relatives à la soirée) et une mauvaise communication de l’événement à nos membres. Cela doit absolument être pris en compte et corrigé pour le prochain event.


Réservations:
Les réservations ont été déposé mais pas validées. Le prochain event n’ayant pas les réservations de validées est celui du vendredi 13. Il faut contacter l’administration pour savoir pourquoi cela prend autant de temps.


Régu/AMC:
Un certain nombre de problèmes de réservations ont eu lieu ces dernières semaines. Ces problèmes seront remontés lors du prochain CIA.


Pool/event:
L’équipe est constituée de 4 MJ pour le moment et le scénario est bientôt fini. L’événement aura lieu dans 2 semaines. Il faut encore effectuer les réservations pour cet événement. La prochaine soirée aura lieu début avril, sur le thème du jeu apéro.


Waaagh:
Aucun membre du CA n’était disponible pour assister à leur événement de janvier.


Affiches:
Les templates nous sont parvenus.


Local/meubles:
Il est impératif de rapidement acheté l’armoire.


Init:
La prochaine soirée d’Initiation aura lieu le 20 mars.


Divers:
Status:
La réunion de rédaction des status aura lieu le dimanche 8 février à 14h.

Shooting Game:
Le CA va prendre contact avec l’équipe organisatrice du Shooting game afin de savoir si un événement sur avril serait possible.

Internet:
Certaines fiches n’ont pas été informatisées.

Atelier jdr:
L’atelier jdr est actuellement en pause mais reprendra bientôt. Le système de règles est choisis et doit être peaufiné. La rédaction du background va bientôt se faire.

Activité médiévale:
Le dossier est en cours de rédaction.

Bazhul:
Un ou plusieurs membres du CA doivent prendre la responsabilité d’assister à la JPO.

Livres:
L’achat des livres est encore en attente du changement de compte.

[Karnad]

Rapport CA du 17 février 2015


Début: 20h21
Fin: 22h24


Présents: Karnad, Jinashi, Wellan, Forgosth, Naglareph, Backslash
Absents: Syccor, Nemesis


Ordre du jour:
-Statuts
-Lateb
-Opale
-Nuit du Huit Clos
-Petit Festival de L'imaginaire
-Festival Tournant
-Régulières / AMC
-Event / Soirée Pool
-Wargame
-Initiation
-Passation
-Divers


Statuts:
La réunion concernant les statuts s’est bien déroulée. Les réservations et le mail concernant l’AGE seront envoyés demain.


Lateb:
La réunion a eu lieu et le CA de Lateb approuve l’idée. Il faut cependant trouver un garant disponible pour la soirée, afin que Lateb puisse servir de l’alcool. Wellan se charge de contacter un garant et Jinashi sera responsable de l’événement.


Opale:
Une réunion entre le président d’Opale et celui de l’Antre a eu lieu hier. Les discussions ont notamment portées sur la création d’un partenariat entre les deux associations. L’objectif actuel d’Opale serait de participer à des conventions plus petites mais plus nombreuses et Antre pourrait participer à ces conventions sur le stand d’Opale. En contrepartie, Antre devrait ponctuellement réserver des salles durant une AMC pour certain membres d’Opale. Les détails exacts du contrat sont à négocier et plus d’informations seront fournies une fois le contrat rédigé.


Nuit du Huit Clos:
L’événement c’est très bien passé et l’équipe organisatrice serait ravie de pouvoir recommencer l’événement dans nos locaux. Le seul problème aura été le désordre des salles au départ suite à une JPO, problème qui aura été rapidement réglé.


Petit Festival de L'Imaginaire:
Le CA a accepté de participer au Petit Festival de l’Imaginaire et est en attente d’une réponse de leur part.


Festival Tournant:
Organisé par l’Antre des jeux, ce festival se tiendra le 8 et 9 août 2015 au château de Saint-Aignant avec un public total estimé à 800 personnes. Le but de ce festival est de mixer le jdr et le jeu de société moderne, avec une quinzaine d’éditeurs présents. Le samedi, des parties de jdr pour enfant seront jouées, chacune durant 1h afin que les participants puissent découvrir un maximum de jeux. Durant la nuit, des parties de jdr classiques seront jouées. Le dimanche, le système du samedi sera remis en place avec des parties d’une heure, la cible étant cette fois des adultes. De plus, des conférence auront lieu en parallèle pendant toute la journée.
L’Antre des Jeux se charge de l’intendance et des frais pour les MJs (trajet et logement). Le CA est très emballé par cette proposition et entame les discussions avec leur homologue de l’Antre des Jeux.


Régulières / AMC:
Forgosth n’étant pas disponible à partir du vendredi 20/02, Wellan assure la fonction de responsable régulière pour la semaine à venir.


Event / Soirée Pool:
Au vu du peu de personnes intéressées, le CA prend la décision d’annuler la soirée Pool. Après de nombreux tests, il n’est visiblement pas viable de placer une soirée event entre deux soirées régulières.


Wargame:
Le premier événement wargame a eu lieu à la dernière AMC. Une courte campagne narrative est prévue et sera lancée fin-février/début mars. La communication sur cette événement va donc pouvoir commencer.


Init:
Forgosth est l’organisateur de la prochaine soirée événement. Wellan se charge de contacter Opale une nouvelle fois.


Passation:
Forgosth forme des adjoints et encourage les autres membres du CA à faire de même. Chaque membre du CA devra rédiger un document décrivant son travail ainsi que toutes informations utiles à sa charge. Ce document sera transmis à la prochaine personne occupant sa charge.


Divers:
Epice:
La répartition des points Epices se fera en Mars.

Achats:
L’achat de produits nettoyant sera fait prochainement. L’achat de l’armoire sera effectué le samedi 28 février et sera suivi d’un rangement du local.

Inscriptions:
Un recompte des fiches d’inscriptions sera effectué, afin de s’assurer de la bonne tenue du compte des membres.

[Karnad]

Rapport CA du 10 Mars 2015

Début: 20h38
Fin: 21h22

Présents: Naglareph, Backslash, Karnad, Jinashi, Azraël, Syccor, Aldaric
Absents: Forgosth, Wellan, Némésis

Ordre du jour:
-Aldaric
-Event Taverne
-Statuts
-Geekopolis
-Micro-ondes
-Waaagh Tavern
-Armoire/Local
-AMC/Régulière
-Event
-Wargame
-Divers


Aldaric:
Le CA souhaite la bienvenue à Aldaric en tant que responsable Promotion.


Event Taverne:
L’événement n’a pas encore été validé par l’administration. Le problème se trouve au niveau de Lateb et nous sommes pour le moment bloqué. Il nous manque toujours une affiche.


Statuts:
Tout est prêt pour l’AGE. Un post sur le forum doit être fait avant la fin de la semaine.


Geekopolis:
Antre sera présent sur le stand d’Opale aux Geekopolis.


Micro-Ondes:
Un (Ptit Ange) a proposé de donner un micro-ondes pour le local. Nous la remercions de son intention mais comme la consommation de nourriture est interdite à l’intérieur du local, nous préférons refuser ce don.


Waaagh Tavern:
La communication se fait principalement par mail perso et sms avec la Waaagh Tavern, ce qui nuit à la clarté de la discussion.


Armoire/Local:
L’armoire a été acheté par Backslash et Naglareph et installée par Naglareph et Forgosth. Le local a été réaménagé en conséquence et dispose maintenant de beaucoup plus de place.


AMC/Régulière:
De nombreuses réservations de salles ont sauté pour ce dimanche.


Event:
On lance la communication pour l'Initiation à partir de demain.


Wargame:
Le premier scénario de la campagne se jouera ce dimanche. La commande de tapis de jeu se fera bientôt.


Divers:
Internet:
La mailing list a été mise à jour et le 3ème podcast est mis en lien sur le site. La galerie photo n’a toujours pas été faite et les breaking news ne sont pas à jour.

Murder Ys:
Pas de nouvelles du côté d’Ys, nous allons relancer. Une date possible serait le 15 mai.

Création jdr:
L’atelier de création de jdr est toujours en cours et sera normalement fini pour la fin du mandat.

Affiches:
Nous n’avons toujours pas de réponse de la part de Bérangère.

[Aldaric]

Compte rendu de la réunion du CA du 31-03-15

Présents : Wellan, Jinashi, Azrael, Backslash, Aldaric, Forgosth
Absents : Syccor, Nemesis, Karnad, Naglareph
Début : 20h53
Fin : 23h21

Ordre du jour

• ANTRE / LATEB
• Festival Tournant
• Waaagh Taverne
• Livres
• Trésorerie
• Wargame
• Petite Bibliothèque Ronde
• Soirée Initiation
• Epitanime
• AMC / Régulières
• Soirées Events
• Affiches
• Transports
• Caen
• CIA
• Partenaires
• Point Promotion
• GNiales
• Epices
• Divers

ANTRE / LATEB

• Il y a un manque de communication sur l’événement. Un rappel doit être fait aux membres.
• Seulement 3 MJs sont disponibles pour l’instant. Opale peut potentiellement nous en amener 3 ou 4 en plus.
• Quelques retards au niveau de l’organisation afin de se procurer du matériel pour décorer la salle et équiper le staff.
• Les affiches vont être posés mercredi dans l’après-midi.

Festival Tournant

• Le Festival Tournant est un festival mis en place pour la première fois par des contacts de l’association. Une demande de MJs a été faite à l’association.
• Nous attendons une précisions sur la date et la définition exacte de ce qui est attendu des participants avant de faire passer l’annonce aux membres.

Waaagh Taverne

• Le contact a repris et ils sont intéressés pour venir voir ce que ANTRE propose lors de nos soirées.

Livres

• La liste n’a pas encore été achetée.
• La 7e edition de Cthulhu a été crowdfoundé par l’association.
• Les livres seront achetés avant la fin du mandat du CA.

Trésorerie

• Un achat groupé sera effectué pour toutes les commandes en attentes pour l’association.
• On est en attente d’une réponse de notre nouvelle banque.
• La fermeture du précédent compte en banque de l’association doit être effectué.
• La visibilité des comptes de l’association au sein du CA doit être maintenu.
• Ajouter une vente de cannettes offrant un revenu en supplémentaire à l’association est en cours de discussion.

Wargame

• Du matériel a été prêté par Naglareph pour la campagne actuellement en cours.
• L’achat du matériel prévu dans le budget sera fait en même temps que les autres achats de l’association.
• La campagne a bien démarré et semble plaire aux membres.

Petite Bibliothèque Ronde

• Tout ce passe bien. Une équipe de 4 personnes est en place et sera dirigé par Forgosth.
• Un achat de dés en mousse doit être effectué pour faire jouer les enfants.

Soirée Initiation

• Tout c’est bien passé. Il y avait plus de MJs disponibles que nécessaire pour les participants à la soirée mais ce n’est pas étonnant pour une soirée initiation de mars.
• Un système de déroulement d’initiation plus concret a été établit par Forgosth et Aldaric mais n’a pas été utilisé pour cette initiation là, du fait du peu de membres présents, remplacé par une répartition classique de régulière.
• L’importance des soirées d’initiation dans l’association devrait être revu à la hausse avec potentiellement une communication nationale.
• Azrael a fait du très bon travail pour assurer les réservations de l’association malgré de nombreux problèmes.

Epitanime

• Epitanime nous invite pour participer à leur convention.
• La dernière participation d’ANTRE c’est mal passé. Une probable participation à celle de cette année est encore en cours de discussion au sein du CA.
• Plus d’information sur les modalités de la convention et du rôle d’ANTRE en son sein sont nécessaire avant de pouvoir arriver à une décision finale.
• Un retour d’expérience pour le prochain CA est vital si l’association décide d’y participer.
• Outre une simple participation pour animer la convention, présenter l’association serait préférable et nécessaire.
• Epitanime ayant été d’une grande aide pendant plusieurs précédents événements de l’association, leur rendre la pareille en participant à leur convention ne serait pas de trop.
• Toutefois le public de la convention n’est pas forcément adapté aux activités de l’association.
• Après un vote du CA et l’approbation du responsable promotion, l’association participera à la convention sous les conditions qu’il arrive à rassembler un staff suffisant, que les demandes faite par Epitanime soient acceptables et qu’il est donné la possibilité de promouvoir l’association pendant l’événement.

AMC / Régulières

• Une erreur a été faite sur la réservation semestrielle et les AMC ont étés toutes décalés d’une semaine.
• Aucun autre problème ne ce pose pour les AMC. Deux ou trois campagnes se font jouer à chaque soirée.
• Les réservations des régulières ce passe bien et les soirées se déroulent sans encombres.

Soirées Events

• Il n’y aura potentiellement pas d’autres events après la soirée Taverne.
• Les objectifs d’events posés par le responsable événement de l’association (Jinashi) ont été respectés.
• La murder proposé par Ys selon les contrats en place entre les deux associations aura potentiellement lieu avant la fin du mandat du CA.

Affiches

• Les choses traînent.
• Le devis a été fait et payé mais nous n’avons toujours pas de retour concret.
• Une relance est primordiale.
• La faute reviens partiellement à l’association pour n’avoir pas clairement fixé de deadline pour l’accomplissement du matériel de convention demandé.

Transports

• Une devis pour du matériel de transport dédié à l’association va être établi par Azrael.

Caen

• Paco et Xefanthion y ont participé. Elle c’est bien passé et Opale semble contente de notre participation.
• Nous n’avons toujours pas de retour de la part d’Opale concernant cet évènement.

CIA

• Le CIA est mort/gelé/boycott ANTRE.
• Plusieurs problèmes se posent à l’association qui devrait être amené au CIA donc une relance est nécessaire pour avoir un peu plus d’informations sur le sujet.
• Les associations devraient s’auto-gérer au sein du CIA avec un membre de l’administration présent pour prendre les doléances des associations.

Partenaires

• L’établissement d’un résumé des partenaires et contacts de l’association et primordiale pour assurer la pérennité de l’association lors du passage de pouvoir au prochain CA.

Point Promotion

• Il est nécessaire d’assurer la relève en faisant un travail en amont sur les conventions et autres évènements qui arrivent après le mandat.
• Une participation plus régulière aux JPOs est nécessaire.
• L’association a besoin de prendre de l’expérience en participants a différentes conventions afin de pouvoir éventuellement organiser la sienne.

GNiales

• Les GNiales ce sont très bien passés cette année et l’association serait heureuse de pouvoir les réorganiser l’année prochaine.
• Beaucoup de contacts ont été établit durant l’événement pour l’association.

Epices

• Aucun mail n’a été envoyé par l’administration. Une relance est nécessaire.

Divers

• Atelier création JdR
  • Les deadlines n’ont pas été respectés.
  • Il y a eu beaucoup de retard mais l’activité reprends petit à petit.
  • Une version alpha devrait être disponible sous peu.
• Vulgarité au sein du CA
  • Forgosth c’est senti insulté par la coupe de cheveux d’Azrael.
  • Azrael se sent insulté par l’utilisation de vocabulaire soutenu lors des réunions.
• Redmine
  • Cette outil n’est pas assez utilisé par le CA.
  • Une proposition de passage sur Trello a été émise et voté pour à la majorité.
• Peluche
  • L’obtention d’une peluche représentant le ‘dragon’ d’ANTRE serait un petit plus pour l’association
  • Le passage par des sites de fabrication de peluches est envisageable. Un devis est en cours d’établissement.
• Passation
  • Plusieurs inquiétudes quant à la relève du CA lors de la fin de son mandat ont été émises.
  • Il est nécessaire de responsabiliser les membres de l’association pour assurer la compétence et la pérennité de l’association l’année prochaine.
  • L’échéance se rapprochant à grands pas, il ne faut pas oublier de préparer les documents de passation de CA.

[Azrael]

Compte rendu de la réunion du CA du 28-04-2015


Présents: Karnad, Aldaric, Naglareph, Jinashi, Wellan, Syccor, Forgosth, Azraël, Backslash (20h59 par skype)


Début: 20h42
Fin: 23h10


Ordre du jour:
-Waaagh Taverne
-Taverne
-Bibliothèque
-CIA
-Events
-Local
-AGE
-Trésorerie
-Trello
-Opale
-Affiches
-Envie de Jeux
-Internet
-Wargame
-Document passation
-Création Jdr
-Divers


Waaagh Taverne:
L’un des gérants de la Waaagh Taverne est venu visiter les locaux d’Epita la semaine dernière lors d’une réunion avec notre président. Le partenariat prendrai pour le moment la forme suivante: Antre prêterai des salles pour trois gros tournois de jeux de figurines en l’échange de quoi certains membres de la Taverne viendraient régulièrement présenter des jeux de plateau lors des AMCs ainsi qu’une remise sur des livres de jdr.


Taverne:
Malgré la faible affluence, les personnes ayant participé à l’événement ont apprécié. Les nappes achetées pour cet événement serviront lors des prochaines soirées.
Un certain nombres de problèmes ont été rencontré lors de cet événement:
-problème de communication au niveau des tarifs de Lateb
-le délai pour installer la salle était trop court. Il sera nécessaire de réserver avant pour un prochain event du même genre
-la non-présence de certains PNJs (même si ils restaient disponibles)
-le fait que d’autres parties de jdr aient été joué dans des salles réservées lors de l’événement, sans prévenir le responsable de la soirée. Le CA rappelle que si un problème survient dans une salle réservée par un événement Antre, c’est le responsable de cet événement qui se retrouvera en porte-à-faux au niveau de l’administration.


Bibliothèque:
Antre n’était pas présent lors de l’événement prévu avec la petite Bibliothèque Ronde. Le responsable promotion (Aldaric) avait délégué la gestion de l’événement à Forgosth. Malheureusement, il n’a pas disposé d’assez de temps libre pour préparer l’événement et n’a prévenu ni le reste du CA, ni la Petite Bibliothèque Ronde de son retard. En conséquence et de sa propre initiative, Forgosth ne s’occupera plus d’événement jusqu’à la fin de son mandat. Le partenariat avec la Petite Bibliothèque Ronde n’est plus.


CIA:
Les budgets attribués seront très largement diminués lors de la prochaine attribution. Les responsables des associations rappellent que la présence aux JPOs est obligatoire pour conserver son local. Le changement des serrures en digicodes aura lieu prochainement. Le problème des annulations de réservation n’a pas été considéré comme un réel problème.


Events:
Geekopolis:
Ce festival aura lieu le 23-24 mai, l’installation ayant lieu le 22. Sur chaque demi-journée, une équipe de 3 représentants Antre devra être présente avec le droit à au moins une demi-journée sur le salon, pour un total de 6-12 personnes donc. Les coups s’élèveront à 5euros par personne et par jour. Certains MJs pourront participer à des ateliers.

Ys:
La prochaine murder Ys aura lieu le premier week-end de Juin.

Epitanime:
Nous avons été contacté pour participer à la prochaine soirée Epitanime. Un mail demandant de plus amples informations a été envoyé.

Festival envie de jeux:
Ce festival aura lieu le week-end du 8-9 août à Saint Aignan. Le recrutement d’une équipe de 8 MJs (dont 3 pour le pôle enfance) pour participer à cet événement au nom de l’Antre aura lieu prochainement. Le remboursement sera complet pour tout les MJs qui seront présent.

Généralités:
Devant le peu de succès rencontrés par les soirées events, il apparaît qu’une refonte de leur fonctionnement est nécessaire.


Local:
Les portants ont été sortit du local. L’administration nous autorise à installer des étagères, tant que cela est fait proprement. Il faut que les personnes utilisant souvent le local pensent aussi à le nettoyer lorsqu’elle le quitte.


AGE:
Il faut que le compte rendu de l’AGE soit ratifié.


AGO:
L’AGO aura lieu le 27 juin.


Trésorerie:
Peluche:
La mère d’Aldaric va réaliser un patron pour une peluche Antre. Si cela n’est pas possible, un devis devra être fait.

Canettes:
Il faut établir un devis pour l’achat de canettes.

Dés:
Le mail concernant le choix des dés va être ré-envoyer au CA.


Trello:
Toutes les tâches doivent maintenant être déplacée du Redmine vers Trello.


Opale:
Le CA d’Opale attend la rédaction du contrat entre Antre et Opale qui doit être rédigé par Naglareph. Une rencontre entre les deux CA a été proposée.


Affiches:
La situation a enfin avancée. Une deadline a été fixée au 30 avril pour la livraison du reste de la commande (bannière, kakémono et affiche)


Internet:
Le site est actuellement hors-ligne. Certains membres ne sont pas sur la mailing-list. Un post sur le forum demandant aux membres ayant ce problème de ce signaler doit être fait. Des fiches d’inscriptions perdues ont été retrouvé dans le local. La rubrique photos n’as toujours pas été ajouté au site.


Wargame:
La campagne lancée il y a un peu plus d’un mois se déroule bien. Seulement 100 euros sur les 120 attribués ont été dépensés.


Document passation:
La deadline pour rédiger le document de passation est au 30 avril.


Atelier jdr:
L’atelier jdr reprendra la semaine prochaine. Il est pour le moment en bonne voie et sera près pour la dernière semaine de juin.